Tłumaczenie przysięgłe różni się od zwykłego przekładu tym, że tłumacz bierze odpowiedzialność zawodową za zgodność treści z przedłożonym dokumentem. To dlatego sposób, w jaki dostarczysz materiał, realnie wpływa na cenę, termin i to, czy urząd przyjmie gotowe tłumaczenie bez zastrzeżeń.
Poniżej znajdziesz kompletną listę kroków, które warto wykonać przed wysłaniem dokumentów. Stosujemy ją na co dzień w pracy z klientami indywidualnymi, kancelariami i firmami — pozwala uniknąć poprawek, dopłat i powtórnych wizyt w urzędzie.
Ustal najpierw, co dokładnie wymaga urząd
Zanim zaczniesz skanować cokolwiek, sprawdź, czego oczekuje instytucja, do której składasz dokumenty. Urząd stanu cywilnego, wydział komunikacji, uczelnia, ZUS, sąd i pracodawca za granicą mają różne wymagania — jedni przyjmują tłumaczenie z kopii, inni żądają tłumaczenia sporządzonego z okazanego oryginału.
Najważniejsze pytania, które warto zadać w urzędzie lub sprawdzić na jego stronie: czy tłumaczenie ma być poświadczone (przysięgłe), czy wystarczy zwykłe; czy wymagany jest papierowy egzemplarz z pieczęcią, czy dopuszczalny jest PDF z podpisem kwalifikowanym; czy dokument źródłowy musi mieć klauzulę apostille.
Ta jedna rozmowa oszczędza najwięcej czasu. Jeśli nie masz pewności, prześlij nam skan i opisz sprawę — podpowiemy, w jakiej formie tłumaczenie zwykle jest akceptowane przy podobnych sprawach.
- Nazwa instytucji i rodzaj sprawy (rejestracja pojazdu, ślub, nostryfikacja, praca, sąd).
- Forma tłumaczenia: papier z pieczęcią czy PDF z podpisem elektronicznym.
- Czy urząd wymaga tłumaczenia z oryginału, czy akceptuje kopię.
- Termin, w jakim dokument musi znaleźć się w urzędzie.
Skan, zdjęcie czy oryginał — co naprawdę ma znaczenie
Do wyceny i do rozpoczęcia pracy w zdecydowanej większości spraw wystarczy czytelny skan lub dobrej jakości zdjęcie. Tłumacz przysięgły odnotowuje w formule poświadczającej, czy tłumaczenie zostało sporządzone z oryginału, czy z kopii — dlatego jeśli urząd wymaga adnotacji „z oryginału”, dokument trzeba okazać przy odbiorze.
W praktyce najczęstszy scenariusz wygląda tak: wysyłasz skan mailem, otrzymujesz wycenę i termin, my zaczynamy tłumaczenie, a oryginał pokazujesz dopiero przy odbiorze w biurze. Dzięki temu nie tracisz dnia na dodatkową wizytę i nie ryzykujesz wysyłką oryginałów pocztą.
Jeżeli dokument jest dwustronny — jak prawo jazdy, dowód rejestracyjny czy karta pojazdu — zawsze przesyłaj obie strony. Brakująca strona to najczęstsza przyczyna opóźnień, bo tłumacz nie może pominąć żadnej treści widniejącej na dokumencie.
- Skanuj w rozdzielczości co najmniej 300 dpi, w kolorze, do formatu PDF.
- Fotografujesz telefonem? Rób zdjęcie na płaskiej powierzchni, w świetle dziennym, bez cienia i bez ucinania krawędzi.
- Nie kadruj pieczęci, hologramów, adnotacji na marginesach ani odręcznych dopisków.
- Zawsze przesyłaj wszystkie strony, także puste, jeśli są ponumerowane.
Pisownia nazwisk, nazw własnych i danych — ustal ją z góry
Tłumacz przysięgły zapisuje dane osobowe zgodnie z dokumentem źródłowym, ale przy alfabetach niełacińskich (cyrylica, alfabet gruziński, arabski) oraz przy transkrypcji z języków obcych możliwych jest kilka poprawnych zapisów. Jeżeli masz już polski dokument z konkretną pisownią — paszport, dowód, wcześniejsze tłumaczenie, akt stanu cywilnego — prześlij go razem z tekstem do przekładu.
Rozbieżność jednej litery w nazwisku potrafi zablokować sprawę w urzędzie stanu cywilnego albo w banku. Podanie wzorcowej pisowni zajmuje minutę, a eliminuje ryzyko poprawiania gotowego tłumaczenia.
To samo dotyczy nazw firm, adresów i nazw uczelni. Jeśli spółka funkcjonuje w Polsce pod ustaloną nazwą, a uczelnia ma oficjalny polski odpowiednik nazwy — napisz o tym w mailu.
Apostille, legalizacja i dokumenty wielojęzyczne
Apostille to poświadczenie autentyczności dokumentu urzędowego wydawane w kraju jego pochodzenia. Uzyskuje się je przed tłumaczeniem — jeśli klauzula pojawi się później, trzeba ją dotłumaczyć osobno, co generuje dodatkowy koszt. Dlatego zawsze najpierw kompletujemy dokument w formie ostatecznej, a dopiero potem tłumaczymy.
Część aktów stanu cywilnego wydawana jest dziś jako odpisy wielojęzyczne na formularzach unijnych. Takie odpisy w wielu urzędach nie wymagają tłumaczenia — sprawdź to, zanim zamówisz przekład, bo możesz po prostu zaoszczędzić.
Jeśli dokument jest już przetłumaczony w innym kraju, ale przez tłumacza niewpisanego na polską listę Ministerstwa Sprawiedliwości, polski urząd zwykle takiego tłumaczenia nie uzna. W takim wypadku potrzebne będzie tłumaczenie poświadczone przez polskiego tłumacza przysięgłego.
Co wpływa na cenę i termin — i jak je obniżyć
Rozliczenie tłumaczenia poświadczonego opiera się na stronach obliczeniowych, a nie na stronach fizycznych — liczy się objętość znaków w tekście docelowym. Dlatego gęsto zadrukowany jednostronicowy wypis notarialny może kosztować więcej niż dwustronicowy akt urodzenia.
Na cenę wpływa też język, tryb realizacji i powtarzalność dokumentu. Standardowe dokumenty samochodowe, akty stanu cywilnego czy zaświadczenia mają przewidywalną objętość, więc wycenę podajemy praktycznie od ręki. Szczegółowe widełki znajdziesz w cenniku, a każde zlecenie wyceniamy bezpłatnie przed rozpoczęciem pracy.
Najprostsze sposoby na tańsze i szybsze tłumaczenie: przyślij komplet dokumentów w jednej wiadomości, zaznacz, które fragmenty są naprawdę potrzebne, i nie zamawiaj trybu ekspresowego, jeśli standardowy termin wystarcza.
- Prześlij wszystkie dokumenty naraz — komplet wyceniamy korzystniej niż pojedyncze zlecenia.
- Podaj realny termin urzędowy zamiast domyślnie wybierać ekspres.
- Sprawdź, czy urząd wymaga tłumaczenia całego dokumentu, czy tylko wybranej części.
Jak wysłać dokumenty do nas
Najwygodniejsza droga to formularz wyceny na stronie lub e-mail na adres biuro@cjstlumaczenia.pl. Wystarczy skan, informacja o języku docelowym i krótki opis sprawy. Odpowiadamy z ceną i terminem zwykle w mniej niż godzinę w godzinach pracy biura.
Biuro CJS Tłumaczenia mieści się przy ul. Mariackiej 15 w Myśliborzu (w budynku notariusza, obok Sądu Rejonowego), czynne od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00–16:00.
Gotowe tłumaczenie odbierzesz osobiście, kurierem, listem poleconym albo w formie pliku PDF opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który ma taką samą moc prawną jak wersja papierowa.